Vous l'avez probablement déjà entendu : Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) peuvent constituer un facteur important de croissance et de réussite pour votre entreprise. Mais si vous êtes comme de nombreux propriétaires d'entreprises de traitement du verre, vous avez probablement aussi entendu des histoires d'horreur - des mises en œuvre qui ont mal tourné, des perturbations dans les opérations et des coûts qui échappent à tout contrôle.
Si cela vous fait hésiter, nous comprenons. Chez Synerglass-Soft, nous avons aidé des entreprises comme la vôtre à mettre en œuvre un système ERP dès la première fois. Nous avons également vu comment une mauvaise implémentation peut tout déséquilibrer. Alors, comment éviter le chaos et préparer votre entreprise au succès de l'ERP ?
Dans cet article, nous vous présentons les étapes clés qui vous permettront de préparer votre entreprise à une transition ERP en douceur. Vous saurez ainsi ce qu'il faut faire pour minimiser les risques, éviter les erreurs courantes et veiller à ce que tout se passe bien.
Clarifier les objectifs de l'ERP avant la mise en œuvre
Avant de vous lancer dans la préparation, prenez le temps de clarifier la manière dont un système ERP aidera votre entreprise de traitement du verre à atteindre des objectifs spécifiques. Même si vous avez déjà décidé de mettre en œuvre un système ERP, il est essentiel de l'aligner sur les objectifs de votre entreprise pour que la transition soit réussie. Voulez-vous optimiser la production, réduire les erreurs manuelles ou le taux de rebut ?
Connaître votre "pourquoi" est important car cela donne le ton à tout ce qui suit. Cela vous aide à déterminer quelles sont les fonctionnalités ERP vraiment importantes et à éviter toute complexité inutile. Une fois que vous connaissez vos problèmes et vos objectifs, vous pouvez mieux prioriser les fonctionnalités qui correspondent aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cela permet également de jeter les bases d'un déploiement en douceur. Si votre entreprise est confrontée à des goulets d'étranglement, à des délais non respectés ou à des efforts redondants, un ERP peut contribuer à améliorer les processus et à renforcer l'efficacité globale.
Exemple :
Pensez à un PGI comme si vous passiez des cartes papier au GPS. Certes, l'ancienne méthode vous permet d'arriver à bon port, mais le GPS est plus rapide, plus précis et peut faire face à des détours inattendus. Pourquoi s'en tenir aux anciennes méthodes alors que la technologie peut vous aider à mieux naviguer ? Par exemple , si vous utilisez encore des feuilles de calcul pour suivre les commandes et les stocks, un PGI peut vous fournir des mises à jour en temps réel, ce qui permet d'éviter les ruptures de stock ou les commandes excessives.
Autre conseil :
Il peut être utile de prendre le temps de dresser la liste des défis spécifiques auxquels vous êtes confronté. Est-il difficile de suivre les commandes des clients ? Manquez-vous de visibilité sur vos lignes de production ? Vos programmes de production sont-ils toujours en retard ? Définir clairement vos besoins vous aidera à trouver l'ERP le mieux adapté pour résoudre ces problèmes.
Impliquer les bonnes personnes dès le début
L'une des plus grandes erreurs commises par les entreprises est de laisser la mise en œuvre de l'ERP aux seuls services informatiques ou à la direction générale. Bien qu'ils jouent un rôle essentiel, la vérité est que la mise en œuvre de l'ERP devrait impliquer davantage de personnes, en particulier celles qui utiliseront le système tous les jours. Vos employés connaissent les difficultés quotidiennes et leurs idées peuvent faire la différence entre la réussite et l'échec de la mise en œuvre.
Réunissez vos principaux services- production, finances, service clientèle et ventes - pour former une équipe interfonctionnelle. Chaque service a des besoins spécifiques et une équipe diversifiée veillera à ce que votre ERP les prenne tous en compte. En impliquant votre équipe dès le départ, vous éviterez tout problème au moment de déployer le système.
Exemple :
Imaginez que vous mettiez en place une nouvelle machine d'usine sans demander l'avis de votre équipe de production. Vous vous retrouveriez avec un outil que personne ne sait utiliser, ou pire, qui ne résoudrait pas les problèmes que vous aviez en tête. Il en va de même pour les ERP : si vous n'impliquez pas vos employés dès le départ, le système risque de ne pas correspondre à leurs besoins, ce qui entraînera des frustrations et une baisse de la productivité.
Autre conseil :
Pensez également à nommer un chef de projet dédié aux deux parties - un représentant de votre entreprise et un représentant du fournisseur de l'ERP. Ces personnes serviront de points de contact centraux, veillant à ce que les tâches restent sur la bonne voie et que la communication passe bien entre les équipes. La mise en œuvre d'un système ERP représente beaucoup de travail, et le fait d'avoir une personne responsable de la supervision de l'ensemble du processus peut aider à maintenir les choses organisées et sur la bonne voie.
Évaluez vos systèmes actuels
Avant de mettre en œuvre un PGI, il est essentiel d'examiner vos systèmes actuels. Qu'est-ce qui fonctionne bien et qu'est-ce qui est source de frustration ? Ce type d'audit vous aidera à déterminer où un ERP peut avoir le plus d'impact. Une erreur fréquente consiste à s'attendre à ce qu'un ERP règle tout, alors que la clé du succès consiste à identifier les domaines spécifiques à améliorer.
Examinez la manière dont les commandes sont suivies, dont les stocks sont gérés et dont la communication circule entre les services. Existe-t-il des lacunes ou des redondances ? Examinez le temps consacré à la saisie manuelle des données, à la correction des erreurs ou à la gestion des problèmes de communication. Cette évaluation vous aidera à déterminer exactement ce que vous attendez d'un système ERP.
Autre conseil :
N'attendez pas d'un PGI qu'il règle tous les problèmes comme par magie. Un PGI est un outil puissant, mais il fonctionne mieux lorsqu'il est intégré dans des processus bien pensés. Soyez réaliste quant à ce qu'il peut et ne peut pas faire. Identifiez ce dont votre entreprise a le plus besoin et réfléchissez à la manière dont un PGI peut faciliter les choses et les rendre plus efficaces.
Exemple :
Disons que votre principal problème est la gestion des stocks. Vous êtes peut-être constamment à court de matériel à des moments critiques, ou vous avez des stocks trop importants, ce qui bloque votre trésorerie. Un système ERP doté de fonctionnalités de gestion des stocks et des inventaires peut vous donner une vision en temps réel des niveaux de stock, automatiser les réapprovisionnements et prévenir ces problèmes. En revanche, si votre problème est davantage lié à la gestion de la relation client, vous devrez privilégier les fonctionnalités ERP axées sur la gestion de la relation client.
Fixer un calendrier réaliste
La mise en œuvre d'un PGI est un projet important qui ne se fait pas du jour au lendemain. L'un des plus grands risques est de précipiter le processus. Vous devez vous donner suffisamment de temps pour planifier, tester et former, tout en veillant à la bonne marche de votre entreprise.
La création d'une feuille de route est essentielle à la réussite de la mise en œuvre d'un système ERP. Commencez par diviser le projet en phases gérables et fixez des jalons clairs. Par exemple, votre feuille de route pourrait donner la priorité à la gestion de la production et au traitement des commandes dans la phase initiale, avant de déployer des fonctionnalités avancées telles que le suivi de la production ou la logistique.
Exemple :
Pensez à la rénovation de votre maison. Vous n'essaieriez pas de refaire la cuisine, la salle de bains et le salon en une seule fois. Il est plus efficace (et moins stressant) de s'attaquer à une zone à la fois, en terminant chaque partie avant de passer à la suivante. De même, dans le cas d'un ERP, il est préférable de commencer par les fonctions essentielles et de s'assurer qu'elles fonctionnent correctement avant d'ajouter plus de complexité.
Autre conseil :
Lors de l'élaboration de votre feuille de route, incluez des points de contrôle précis tels que "migration des données terminée", "formation des employés finalisée". Ces détails vous permettent de mesurer les progrès accomplis et d'identifier les domaines nécessitant une attention particulière. N'oubliez pas que les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu, et qu'il est donc judicieux de prévoir un peu plus de temps - ou un tampon - dans votre emploi du temps.
Prévoir la formation et l'assistance
La qualité de votre système ERP dépend de celle des personnes qui l'utilisent. Peu importe que le système soit intuitif ou avancé, si votre équipe n'est pas formée correctement, elle ne saura pas comment l'utiliser efficacement. Veillez à prévoir des sessions de formation qui couvrent à la fois la vue d'ensemble (comment l'ERP s'intègre dans les opérations globales de l'entreprise) et les petits détails (comment effectuer les tâches quotidiennes dans le système).
La formation ne doit pas s'arrêter au lancement. Assurez-vous qu'une assistance permanente est disponible, que ce soit par le biais de "champions" ERP internes ou d'une assistance directe de la part du fournisseur ERP. Des contrôles réguliers et des sessions de remise à niveau aideront votre équipe à s'adapter au système et à améliorer ses compétences au fil du temps.
Exemple :
Imaginez que vous veniez d'introduire dans votre usine une nouvelle chaîne de montage qui accélère considérablement la production. Cependant, si personne n'est formé à son fonctionnement, il est peu probable que le système atteigne son plein potentiel. Il en va de même pour les systèmes ERP. En offrant des possibilités de formation continue, vous vous assurez que votre équipe peut maximiser les capacités du système et l'utiliser efficacement dans ses tâches quotidiennes.
Autre conseil :
Envisagez de mettre en place un système dans lequel certains employés deviennent des"champions de l'ERP " qui peuvent fournir une assistance et répondre aux questions en déplacement. De cette manière, toute l'équipe est responsabilisée et la pression ne repose pas uniquement sur le service informatique ou la direction.
Se préparer à relever des défis
Aucune mise en œuvre n'est parfaite à 100 %. Il y aura des obstacles en cours de route, et ce n'est pas grave. L'essentiel est d'anticiper les difficultés potentielles et de disposer d'un plan pour y faire face. Qu'il s'agisse de la résistance des employés, de coûts inattendus ou de fonctionnalités qui ne fonctionnent pas comme prévu, la flexibilité et une communication ouverte seront essentielles pour surmonter ces difficultés.
L'un des principaux obstacles est l'adoption par les utilisateurs, c'est-à-dire le fait de mettre votre équipe à l'aise avec le nouveau système. Vous constaterez peut-être que certains employés hésitent à abandonner leurs anciens processus. Comme nous l'avons déjà mentionné, il est essentiel d'impliquer les bonnes personnes dès le début du processus décisionnel. Cet engagement crée un sentiment d'appartenance, ce qui facilite la transition. Outre la formation et le soutien, le fait d'impliquer les employés dès le début les rend plus susceptibles d'adopter le système avec succès. Il est également possible que le système ERP ne s'intègre pas parfaitement à vos outils existants. En anticipant ces difficultés et en mettant en place un plan de communication clair, vous pouvez résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent des obstacles et maintenir le projet sur la bonne voie.
Exemple :
Imaginez que vous planifiez un voyage en voiture et que vous sachiez qu'il y a des travaux sur l'autoroute. Au lieu d'être frustré par les embouteillages, vous planifiez un autre itinéraire. Dans le cadre de la mise en œuvre d'un système ERP, vous devez adopter le même état d'esprit. Attendez-vous à des difficultés, mais sachez qu'avec une bonne préparation, vous pourrez les surmonter en douceur.
Autre conseil :
L'un des moyens de résoudre ces problèmes consiste à programmer des réunions régulières entre votre équipe et le fournisseur de l'ERP. Ces réunions permettent d'identifier rapidement les problèmes potentiels et de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. En outre, il convient de s'attaquer le plus tôt possible à la résistance au changement en impliquant les employés dans les discussions. Cela permet de réduire les obstacles, d'accroître l'adhésion et de s'assurer que le système est adopté.
Préparer votre entreprise au succès de l'ERP
La préparation de la mise en œuvre d'un système ERP ne doit pas nécessairement être un cauchemar. Avec une bonne planification, vous pouvez minimiser les perturbations et assurer la réussite à long terme de votre entreprise de traitement du verre. Pour résumer, voici les points sur lesquels vous devez vous concentrer :
- Comprendre pourquoi vous avez besoin d'un ERP et l 'aligner sur les objectifs de votre entreprise.
- Impliquez les bonnes personnes dès le début du processus afin de recueillir l'avis de tous les services concernés.
- Évaluer vos systèmes actuels afin d'identifier les points sur lesquels un ERP peut apporter une valeur ajoutée.
- Fixez un calendrier réaliste et divisez la mise en œuvre en plusieurs phases.
- Prévoyez une formation et une assistance pour que votre équipe sache comment utiliser le système.
- Attendez-vous à des défis et prévoyez un plan pour les relever avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
Grâce à cette préparation, vous aurez la certitude que votre entreprise est prête pour une transition en douceur. Si vous êtes prêt à passer à l'étape suivante et à assurer une mise en œuvre harmonieuse de votre ERP, Synerglass-Soft est là pour vous guider à chaque étape du processus. Notre équipe d'experts peut vous aider à planifier, exécuter et assurer le succès de votre projet ERP du début à la fin.
N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse sales@synerglass-soft.com. Vous pouvez également utiliser notre liste de contrôle de l'état du système informatique pour déterminer si votre entreprise est prête pour une mise à niveau.
