Probabilmente lo avete già sentito dire: I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) hanno il potenziale per essere un fattore significativo per la crescita e il successo della vostra azienda. Ma se siete come molti proprietari di aziende di lavorazione del vetro, probabilmente avete anche sentito le storie dell'orrore: implementazioni andate male, interruzioni delle operazioni e costi fuori controllo.
Se questo vi fa esitare, vi capiamo. Noi di Synerglass-Soft abbiamo aiutato aziende come la vostra a realizzare implementazioni ERP corrette al primo colpo. Abbiamo anche visto come un'implementazione sbagliata possa far saltare tutto. Quindi, come evitare il caos e impostare la vostra azienda per il successo dell'ERP?
In questo articolo vi illustreremo i passaggi chiave per preparare la vostra azienda a una transizione ERP senza problemi. Saprete cosa fare per ridurre al minimo i rischi, evitare gli errori più comuni e garantire che tutto fili liscio.
Chiarire gli obiettivi dell'ERP prima dell'implementazione
Prima di immergervi nella preparazione, prendetevi un momento per chiarire come un sistema ERP aiuterà la vostra azienda di lavorazione del vetro a raggiungere obiettivi specifici. Anche se avete già deciso di implementare un ERP, allinearlo con i vostri obiettivi aziendali è fondamentale per una transizione di successo. Volete ottimizzare la produzione, ridurre gli errori manuali o il tasso di scarti?
Conoscere il "perché" è importante perché dà il tono a tutto ciò che segue. Vi aiuta a capire quali funzioni dell 'ERP sono davvero importanti e a evitare inutili complessità. Una volta conosciuti i vostri punti dolenti e i vostri obiettivi, potrete dare priorità alle funzioni che si allineano alle vostre specifiche esigenze aziendali. Inoltre, si gettano le basi per un'implementazione senza intoppi. Se la vostra azienda presenta colli di bottiglia, scadenze non rispettate o sforzi duplicati, un ERP può aiutarvi a migliorare i processi e ad aumentare l'efficienza complessiva.
Esempio:
Pensate a un ERP come al passaggio dalle mappe cartacee al GPS. Certo, con il vecchio metodo si arriva alla meta, ma il GPS è più veloce, più preciso e può gestire le deviazioni impreviste. Perché rimanere fedeli ai vecchi metodi quando la tecnologia può aiutarvi a navigare meglio? Ad esempio , se vi affidate ancora ai fogli di calcolo per tenere traccia degli ordini e delle scorte, un ERP può fornirvi aggiornamenti in tempo reale, evitando carenze di scorte o ordini eccessivi.
Suggerimento aggiuntivo:
Potrebbe essere utile dedicare un po' di tempo a elencare le sfide specifiche che state affrontando. È difficile tenere traccia degli ordini dei clienti? Non avete visibilità sulle vostre linee di produzione? I vostri programmi di produzione sono sempre in ritardo? Definire chiaramente le vostre esigenze vi aiuterà a trovare l'ERP più adatto a risolvere questi problemi.
Coinvolgere tempestivamentele persone giuste
Uno degli errori più gravi che le aziende commettono è quello di lasciare l'implementazione dell'ERP solo all'IT o al management superiore. Sebbene svolgano un ruolo fondamentale, la verità è che l'implementazione dell'ERP dovrebbe coinvolgere più persone, soprattutto quelle che utilizzeranno il sistema ogni giorno. I vostri dipendenti conoscono le difficoltà quotidiane e le loro intuizioni possono rendere possibile o meno l'implementazione.
Riunite i reparti chiave (produzione, finanza, assistenza clienti e vendite) per formare un team interfunzionale. Ogni reparto ha esigenze specifiche e un team eterogeneo farà in modo che il vostro ERP le soddisfi tutte. Coinvolgendo il vostro team fin dall'inizio, potrete evitare qualsiasi problema quando sarà il momento di implementare il sistema.
Esempio:
Immaginate di implementare una nuova macchina di fabbrica senza chiedere il parere del team di produzione. Vi ritrovereste con uno strumento che nessuno sa usare o, peggio, che non risolve i problemi che avevate in mente. L'ERP è lo stesso: se non coinvolgete i vostri dipendenti fin dall'inizio, il sistema potrebbe non essere adatto alle loro esigenze, con conseguente frustrazione e riduzione della produttività.
Suggerimento aggiuntivo:
Pensate anche a nominare un project leader dedicato da entrambe le parti: uno della vostra azienda e uno del fornitore dell'ERP. Queste persone fungeranno da punti di contatto centrali, assicurando che i compiti siano rispettati e che la comunicazione fluisca senza intoppi tra i team. L'implementazione dell'ERP è molto impegnativa e avere una persona responsabile della supervisione dell'intero processo può aiutare a mantenere le cose organizzate e in regola.
Valutare i sistemi attuali
Prima di implementare un ERP, è fondamentale dare un'occhiata ai sistemi attuali. Cosa funziona bene e cosa è causa di frustrazione? Questo tipo di verifica vi aiuterà a capire dove un ERP può avere il maggiore impatto. Un errore comune è quello di aspettarsi che un ERP risolva tutto, ma la chiave del successo è identificare le aree specifiche da migliorare.
Considerate come vengono tracciati gli ordini, come viene gestito l'inventario e come fluisce la comunicazione tra i vari reparti: ci sono lacune o ridondanze? Osservate quanto tempo viene speso per l'inserimento manuale dei dati, per correggere gli errori o per gestire la cattiva comunicazione. Questa valutazione vi aiuterà a capire esattamente cosa vi serve da un sistema ERP.
Un ulteriore consiglio:
Non aspettatevi che un ERP risolva magicamente ogni problema da solo. Un ERP è uno strumento potente, ma funziona meglio quando è integrato in processi ben studiati. Siate realistici su ciò che può o non può fare. Identificate le esigenze principali della vostra azienda e pensate a come un ERP possa rendere le cose più semplici ed efficienti.
Esempio:
Supponiamo che il vostro principale punto dolente sia la gestione dell'inventario. Forse siete costantemente a corto di materiali in momenti critici, oppure avete un eccesso di scorte che blocca il flusso di cassa. Un sistema ERP con funzionalità di gestione delle scorte e dell'inventario può fornirvi informazioni in tempo reale sui livelli delle scorte, automatizzare il riordino e prevenire questi problemi. Se invece il vostro problema è più legato alla gestione delle relazioni con i clienti, dovrete dare priorità alle funzionalità ERP incentrate sul CRM.
Stabilire una tempistica realistica
L'implementazione di un ERP è un progetto importante e non avviene da un giorno all'altro. Uno dei rischi maggiori è quello di affrettare il processo. Dovrete concedervi il tempo necessario per pianificare, testare e formare in modo adeguato, mantenendo al contempo la vostra attività senza intoppi.
La creazione di una tabella di marcia è essenziale per un'implementazione ERP di successo. Iniziate a suddividere il progetto in fasi gestibili e a stabilire chiare tappe. Ad esempio, la roadmap potrebbe dare priorità alla gestione della produzione e all'elaborazione degli ordini nella fase iniziale, prima di introdurre funzionalità avanzate come il monitoraggio della produzione o la logistica.
Esempio:
Pensate alla ristrutturazione della vostra casa. Non cerchereste di rifare la cucina, il bagno e il soggiorno tutti insieme. È più efficiente (e meno stressante) affrontare un'area alla volta, completando ogni parte prima di andare avanti. Allo stesso modo, nel caso dell'ERP, è meglio iniziare con le funzioni critiche, assicurandosi che funzionino senza problemi prima di aggiungere ulteriori complessità.
Un ulteriore consiglio:
Quando create la vostra roadmap, includete punti di controllo precisi come "migrazione dei dati completata", "formazione dei dipendenti completata". Questi dettagli aiutano a misurare i progressi e a identificare le aree che richiedono maggiore attenzione. Ricordate che le cose non vanno sempre secondo i piani, quindi è bene prevedere un po' di tempo in più, o un cuscinetto, nel vostro programma.
Pianificare la formazione e l'assistenza
Il vostro sistema ERP è valido quanto le persone che lo utilizzano. Per quanto intuitivo o avanzato sia il sistema, se il vostro team non viene formato adeguatamente, non saprà come usarlo in modo efficace. Assicuratevi di pianificare sessioni di formazione che coprano sia il quadro generale (come l'ERP si inserisce nelle operazioni aziendali complessive) sia i dettagli più piccoli (come completare le attività quotidiane nel sistema).
La formazione non deve fermarsi al lancio. Assicuratevi che sia disponibile un supporto continuo, sia attraverso i "campioni" interni dell'ERP, sia attraverso l'assistenza diretta del fornitore dell'ERP. Controlli regolari e sessioni di aggiornamento aiuteranno il vostro team ad adattarsi al sistema e a migliorare le proprie competenze nel tempo.
Esempio:
Immaginate di aver appena introdotto nella vostra fabbrica una nuova linea di assemblaggio che accelera notevolmente la produzione. Tuttavia, se nessuno viene istruito sul suo funzionamento, è improbabile che il sistema raggiunga il suo pieno potenziale. Lo stesso vale per i sistemi ERP. Offrire opportunità di apprendimento continuo assicura che il vostro team sia in grado di massimizzare le capacità del sistema e di utilizzarlo efficacemente nelle sue attività quotidiane.
Un ulteriore suggerimento:
Considerate la possibilità di creare un sistema in cui alcuni dipendenti diventino"campioni ERP " in grado di fornire assistenza e rispondere alle domande in movimento. In questo modo, l'intero team viene responsabilizzato e la pressione non è tutta sull'IT o sulla direzione.
Preparatevi alle sfide
Nessuna implementazione è al 100% senza intoppi. Ci saranno dei problemi lungo il percorso, e va bene così. La chiave è anticipare le potenziali sfide e avere un piano per affrontarle. Che si tratti di resistenze da parte dei dipendenti, di costi imprevisti o di funzionalità che non funzionano come previsto, la flessibilità e la comunicazione aperta saranno essenziali per superare queste sfide.
Un ostacolo importante è l'adozione da parte dell'utente, ovvero far sì che il vostro team si trovi a proprio agio con il nuovo sistema. Potreste scoprire che alcuni dipendenti esitano ad abbandonare i vecchi processi. Come già detto, è fondamentale coinvolgere le persone giuste fin dalle prime fasi del processo decisionale. Questo coinvolgimento crea un senso di appartenenza che aiuta a facilitare la transizione. Oltre alla formazione e all'assistenza, il coinvolgimento dei dipendenti fin dall'inizio aumenta la probabilità che il sistema venga adottato con successo. È anche possibile che il sistema ERP non si integri perfettamente con gli strumenti esistenti. Anticipando per tempo queste sfide e disponendo di un chiaro piano di comunicazione, è possibile affrontare i problemi prima che si trasformino in ostacoli e mantenere il progetto in carreggiata.
Esempio:
Immaginate di stare pianificando un viaggio in auto e di sapere che ci sono dei lavori in corso sull'autostrada. Invece di sentirvi frustrati dal traffico, pianifichereste un percorso alternativo. Nell'implementazione di un ERP, è necessaria la stessa mentalità. Aspettatevi delle sfide, ma sappiate che con la giusta preparazione potrete affrontarle senza problemi.
Suggerimento aggiuntivo:
Un modo per affrontare questi problemi è programmare incontri regolari tra il vostro team e il fornitore dell'ERP. Questi check-in aiutano a identificare per tempo i potenziali problemi e a mantenere tutti allineati. Inoltre, affrontate il più presto possibile le resistenze al cambiamento coinvolgendo i dipendenti nelle discussioni. In questo modo si riducono le barriere, si aumenta il coinvolgimento e si garantisce l'adozione del sistema.
Preparare l'azienda al successo dell'ERP
I preparativi per l'implementazione di un ERP non devono essere un incubo. Con la giusta pianificazione, è possibile ridurre al minimo le interruzioni e impostare la propria attività di lavorazione del vetro per un successo a lungo termine. Riassumendo, ecco su cosa dovete concentrarvi:
- Capire perché avete bisogno di un ERP e allinearlo con i vostri obiettivi aziendali.
- Coinvolgere le persone giuste fin dalle prime fasi del processo per raccogliere i contributi di tutti i reparti interessati.
- Valutare i sistemi attuali per identificare dove un ERP può aggiungere valore.
- Stabilite una tempistica realistica e suddividete l'implementazione in fasi.
- Pianificate la formazione e l'assistenza in modo che il vostro team sappia come utilizzare il sistema.
- Aspettatevi delle sfide e preparate un piano per affrontarle prima che si trasformino in problemi.
Grazie a questa preparazione, sarete certi che la vostra azienda è pronta per una transizione senza problemi. Se siete pronti a fare il passo successivo e a garantire un'implementazione ERP senza problemi, Synerglass-Soft è qui per guidarvi in ogni fase del processo. Il nostro team di esperti può aiutarvi a pianificare, eseguire e garantire il successo del vostro progetto ERP dall'inizio alla fine.
Non esitate a contattarci all'indirizzo sales@synerglass-soft.com. In alternativa, potete utilizzare la nostra checklist sullo stato di salute del sistema IT per valutare se la vostra azienda è pronta per un aggiornamento.
