Probablemente ya lo haya oído antes: Los sistemas ERP (planificación de recursos empresariales) tienen el potencial de ser un factor importante en el crecimiento y el éxito de su empresa. Pero si usted es como muchos propietarios de empresas de tratamiento de vidrio, probablemente también haya oído historias de terror: implantaciones que salen mal, interrupciones de las operaciones y costes que se descontrolan.
Si eso le hace dudar, lo entendemos. En Synerglass-Soft, hemos ayudado a empresas como la suya a implantar el ERP correctamente desde el principio. También hemos visto cómo una mala implantación puede desequilibrarlo todo. Entonces, ¿cómo evitar el caos y preparar su empresa para el éxito de la ERP?
En este artículo, le guiaremos a través de los pasos clave para preparar su empresa para una transición ERP sin problemas. De este modo, sabrá qué hacer para minimizar los riesgos, evitar los errores más comunes y garantizar que todo funcione a la perfección.
Aclare sus objetivos de ERP antes de la implementación
Antes de comenzar los preparativos, tómese un momento para aclarar cómo un sistema ERP ayudará a su empresa de procesamiento de vidrio a alcanzar objetivos específicos. Aunque ya haya decidido implantar un ERP, alinearlo con sus objetivos empresariales es fundamental para que la transición sea un éxito. ¿Pretende optimizar la producción, reducir los errores manuales o disminuir la tasa de desechos?
Saber el "por qué" es importante porque marca la pauta de todo lo que viene después. Le ayudará a determinar qué funciones del ERP son realmente importantes y a evitar complejidades innecesarias. Una vez que conozca sus puntos débiles y sus objetivos, podrá priorizar mejor las funciones que se ajusten a las necesidades específicas de su empresa. También sienta las bases para una implantación sin problemas. Si su empresa experimenta cuellos de botella, incumplimiento de plazos o duplicación de esfuerzos, un ERP puede ayudarle a mejorar los procesos y aumentar la eficacia general.
Ejemplo:
Piense en un ERP como en pasar de los mapas de papel al GPS. Por ejemplo, si todavía depende de hojas de cálculo para hacer un seguimiento de los pedidos y el inventario, un ERP puede proporcionarle actualizaciones en tiempo real, evitando la escasez de existencias o el exceso de pedidos.
Consejo adicional:
Puede ser útil dedicar algún tiempo a enumerar los retos específicos a los que se enfrenta. ¿Le resulta difícil hacer un seguimiento de los pedidos de los clientes? ¿Le falta visibilidad de sus líneas de producción? ¿Sus programas de producción siempre van con retraso? Definir claramente sus necesidades le ayudará a encontrar el ERP más adecuado para resolver estos problemas.
Implique a las personas adecuadas desde el principio
Uno de los mayores errores que cometen las empresas es dejar la implantación del ERP exclusivamente en manos del departamento de TI o de la alta dirección. Aunque desempeñan un papel fundamental, lo cierto es que en la implantación del ERP deben participar más personas, especialmente las que utilizarán el sistema a diario. Sus empleados conocen las dificultades del día a día y sus puntos de vista pueden ser decisivos para la implantación.
Reúna a sus departamentos clave-producción, finanzas, atención al cliente y ventas- para formar un equipo interfuncional. Cada departamento tiene necesidades únicas, y un equipo diverso se asegurará de que su ERP las cubre todas. Si consigue que su equipo participe desde el principio, podrá evitar cualquier problema cuando llegue el momento de implantar el sistema.
Por ejemplo:
Imagine implantar una nueva máquina de fábrica sin pedir la opinión de su equipo de producción. Acabaría con una herramienta que nadie sabe utilizar o, peor aún, que no resuelve los problemas que tenía en mente. Lo mismo ocurre con los ERP: si no involucra a sus empleados desde el principio, es posible que el sistema no se adapte a sus necesidades, lo que provocará frustración y una disminución de la productividad.
Consejo adicional:
Piensa también en designar un jefe de proyecto dedicado por ambas partes: uno de tu empresa y otro del proveedor de ERP. Estas personas actuarán como puntos centrales de contacto, garantizando que las tareas se realicen según lo previsto y que la comunicación fluya sin problemas entre los equipos. La implantación de un ERP es mucho trabajo, y tener a una persona responsable de supervisar todo el proceso puede ayudar a mantener las cosas organizadas y en el buen camino.
Evalúe sus sistemas actuales
Antes de implantar un ERP, es fundamental echar un vistazo a sus sistemas actuales. ¿Qué funciona bien y qué causa frustración? Este tipo de auditoría le ayudará a averiguar dónde puede tener un ERP el mayor impacto. Un error común es esperar que un ERP lo solucione todo, pero la clave del éxito es identificar áreas específicas de mejora.
Considere cómo se realiza el seguimiento de los pedidos, cómo se gestiona el inventario y cómo fluye la comunicación entre los departamentos. ¿Existen lagunas o redundancias? Analice cuánto tiempo se dedica a la introducción manual de datos, a corregir errores o a lidiar con la falta de comunicación. Esta evaluación le ayudará a determinar exactamente lo que necesita de un sistema ERP.
Consejo adicional:
No espere que un ERP solucione mágicamente todos los problemas por sí solo. Un ERP es una herramienta poderosa, pero funciona mejor cuando se integra en procesos bien pensados. Sea realista sobre lo que puede y no puede hacer. Identifique lo que más necesita su empresa y piense en cómo un ERP puede facilitar las cosas y hacerlas más eficientes.
Por ejemplo:
Digamos que su mayor problema es la gestión del inventario. Tal vez se quede constantemente sin materiales en momentos críticos o tenga un exceso de existencias que entorpece el flujo de caja. Un sistema ERP con funciones de gestión de existencias e inventarios puede ofrecerle información en tiempo real sobre los niveles de existencias, automatizar los reaprovisionamientos y evitar estos problemas. Pero si su problema está más relacionado con la gestión de las relaciones con los clientes, querrá dar prioridad a las funciones de ERP centradas en CRM.
Establezca un calendario realista
La implantación de un ERP es un proyecto importante y no se realiza de la noche a la mañana. Uno de los mayores riesgos es precipitarse en el proceso. Usted querrá darse el tiempo suficiente para la planificación adecuada, pruebas y capacitación, todo mientras mantiene su negocio funcionando sin problemas.
Crear una hoja de ruta es esencial para el éxito de la implantación de un ERP. Empiece dividiendo el proyecto en fases manejables y estableciendo hitos claros. Por ejemplo, su hoja de ruta podría priorizar la gestión de la producción y el procesamiento de pedidos en la fase inicial antes de desplegar funciones avanzadas como la supervisión de la producción o la logística.
Ejemplo:
Piense que está reformando su casa. No se trata de reformar la cocina, el baño y el salón a la vez. Es más eficiente (y menos estresante) abordar un área a la vez, terminando cada parte antes de seguir adelante. Del mismo modo, con un ERP, es mejor poner en marcha primero las funciones críticas, asegurándose de que funcionan sin problemas antes de añadir más complejidad.
Consejo adicional :
Cuando elabores tu hoja de ruta, incluye puntos de control precisos como "migración de datos completada", "formación de empleados finalizada". Estos detalles le ayudarán a medir el progreso y a identificar las áreas que necesitan más atención. Recuerde que las cosas no siempre salen según lo previsto, por lo que es buena idea dejar algo de tiempo extra -o un margen- en su calendario.
Planifique la formación y la asistencia
Su sistema ERP es tan bueno como las personas que lo utilizan. Por muy intuitivo o avanzado que sea el sistema, si su equipo no recibe la formación adecuada, no sabrá utilizarlo con eficacia. Asegúrese de planificar algunas sesiones de formación que cubran tanto el panorama general (cómo encaja el ERP en las operaciones generales de la empresa) como los detalles más pequeños (cómo completar las tareas diarias en el sistema).
La formación no debe detenerse en el lanzamiento. Asegúrese de que se dispone de apoyo continuo, ya sea a través de "campeones" internos de ERP o de la asistencia directa del proveedor de ERP. Las revisiones periódicas y las sesiones de actualización ayudarán a su equipo a adaptarse al sistema y a mejorar su competencia con el tiempo.
Ejemplo:
Imagine que acaba de introducir una nueva línea de montaje en su fábrica que acelera considerablemente la producción. Sin embargo, si nadie recibe formación sobre su funcionamiento, es poco probable que el sistema alcance todo su potencial. Lo mismo ocurre con los sistemas ERP. Ofrecer oportunidades de aprendizaje continuo garantiza que su equipo pueda maximizar las capacidades del sistema y utilizarlo eficazmente en sus tareas cotidianas.
Consejo adicional:
Considere la posibilidad de establecer un sistema en el que ciertos empleados se conviertan en"campeones de ERP " que puedan proporcionar apoyo y responder preguntas sobre la marcha. De este modo, todo el equipo estará capacitado y la presión no recaerá únicamente en el departamento de TI o en la dirección.
Prepárese para los retos
Ninguna implantación es 100% sencilla. Habrá baches en el camino, y eso está bien. La clave es anticiparse a los posibles retos y tener un plan para afrontarlos. Ya se trate de la resistencia de los empleados, de costes inesperados o de funciones que no funcionan como se esperaba, la flexibilidad y la comunicación abierta serán esenciales para superar estos retos.
Un obstáculo importante es la adopción por parte de los usuarios, es decir, conseguir que su equipo se sienta cómodo con el nuevo sistema. Es posible que algunos empleados se muestren reacios a abandonar sus antiguos procesos. Como ya se ha dicho, es fundamental implicar a las personas adecuadas en las primeras fases del proceso de toma de decisiones. Esta implicación crea un sentimiento de propiedad que facilita la transición. Además de la formación y el apoyo, implicar a los empleados desde el principio hace más probable que adopten el sistema con éxito. También es posible que el sistema ERP no se integre perfectamente con las herramientas existentes. Si se anticipa a estos problemas y dispone de un plan de comunicación claro, podrá resolver los problemas antes de que se conviertan en obstáculos y mantener el proyecto en marcha.
Ejemplo:
Imagina que estás planeando un viaje por carretera y sabes que hay obras en la autopista. En lugar de frustrarse por el tráfico, planificaría una ruta alternativa. En la implantación de ERP, necesita la misma mentalidad. Espere dificultades, pero sepa que, con la preparación adecuada, podrá superarlas sin problemas.
Consejo adicional:
Una forma de abordar estos problemas es programar reuniones periódicas entre su equipo y el proveedor de ERP. Estas reuniones le ayudarán a identificar posibles problemas con antelación y a mantener a todos alineados. Además, aborde la resistencia al cambio lo antes posible implicando a los empleados en los debates. Esto ayuda a reducir las barreras, aumentar la aceptación y garantizar la adopción del sistema.
Preparar su empresa para el éxito de la ERP
Prepararse para la implantación de un ERP no tiene por qué ser una pesadilla. Con la planificación adecuada, puede minimizar las interrupciones y preparar su negocio de procesamiento de vidrio para el éxito a largo plazo. Para recapitular, esto es en lo que debe centrarse:
- Entender por qué necesita un ERP y alinearlo con sus objetivos empresariales.
- Implique a las personas adecuadas en las primeras fases del proceso para recabar las opiniones de todos los departamentos pertinentes.
- Evalúe sus sistemas actuales para identificar dónde puede añadir valor un ERP.
- Establezca un calendario realista y divida la implantación en fases.
- Planifique la formación y la asistencia para que su equipo sepa cómo utilizar el sistema.
- Prevea dificultades y tenga un plan para resolverlas antes de que se conviertan en problemas.
Con esta preparación, tendrá la seguridad de que su empresa está preparada para una transición fluida. Si está preparado para dar el siguiente paso y garantizar una implantación de ERP sin problemas, Synerglass-Soft está aquí para guiarle en cada paso del camino. Nuestro equipo de expertos puede ayudarle a planificar, ejecutar y garantizar el éxito de su proyecto ERP de principio a fin.
No dude en ponerse en contacto con nosotros en sales@synerglass-soft.com. También puede utilizar nuestra lista de comprobación de la salud del sistema informático para evaluar si su empresa está preparada para una actualización.
