Guía paso a paso: Pasar de la ERP monolítica a la modular en el tratamiento del vidrio

Si todavía realiza sus operaciones de procesamiento de vidrio con un ERP monolítico heredado, probablemente esté lidiando con actualizaciones lentas, problemas de integración, personalizaciones costosas y el miedo constante a que cualquier cambio pueda romper el sistema. No es el único: éste es uno de los mayores quebraderos de cabeza que nos plantean los directores de producción y los responsables de TI del sector.

Imagínese intentar actualizar su smartphone desmontándolo y sustituyendo los componentes internos, uno a uno, cada pocos meses. Suena doloroso, ¿verdad? Ahora imagínese hacer eso con todo su sistema ERP, el que gestiona sus pedidos, producción, existencias, facturación... todo. Esa es más o menos su realidad. Pero no tiene por qué serlo.

En Synerglass-Soft, hemos pasado por eso: años de mantenimiento de un sistema ERP monolítico, sólo para toparse con un muro cuando se trata de flexibilidad, crecimiento o estabilidad. Cambiar a un ERP modular no es sólo una actualización técnica: es un movimiento estratégico que le proporciona más control, menos estrés y espacio para evolucionar.

En esta guía, desglosaremos todo el proceso de transición en un lenguaje sencillo, le mostraremos por dónde empezar y cómo modernizar su ERP sin interrupciones. Esto es lo que obtendrá:

• Una definición clara de ERP modular (sin palabrería)
• Una hoja de ruta probada para una transición gradual y de bajo riesgo
• Ejemplos reales y atajos para evitar los errores más comunes

No tiene que arrancarlo todo. Sólo necesita dar el primer paso adecuado, y eso es exactamente lo que le mostraremos.

Antes de empezar: replantearse la mentalidad ERP para una transición modular

Pasar de un ERP monolítico a un sistema modular no consiste sólo en instalar un nuevo software. Se trata de replantearse cómose adapta su empresa al cambio. Y ahí es donde muchas empresas se atascan.

En una configuración monolítica, su ERP es como una máquina enorme: todo está interconectado y, si se rompe un engranaje, todo se ralentiza. Las actualizaciones se convierten en grandes proyectos arriesgados, las pruebas consumen tiempo e incluso el cambio más pequeño puede provocar una reacción en cadena de problemas.

Los sistemas ERP modulares están diseñados para esperar y absorber los cambios. Usted adquiere la capacidad de actualizar, probar y hacer crecer partes individuales de su sistema de forma independiente, sin desencadenar un efecto dominó.

Este cambio de mentalidad es clave: en lugar de preguntarse "¿cómo sustituimos todo?", la verdadera pregunta es "¿cómo evolucionamos, módulo a módulo?".

Veamos por dónde empieza esa evolución.

Paso nº 1: identificar los procesos empresariales básicos antes de pasar a un ERP modular

Antes incluso de buscar opciones de software, deténgase y trace un mapa de sus operaciones críticas. Éstas son las áreas que aportan valor a su empresa y que no pueden ralentizarse durante la transición.

Para la mayoría de los procesadores de vidrio, éstas incluyen

• Gestión de pedidos
• Planificación de la producción
• Control de existencias
• Facturación

En un ERP modular, cada uno de estos elementos puede ser gestionado por su propio módulo específico. Esto significa que incluso si la sustitución de un módulo provoca una interrupción, el ajuste será mínimo, controlado y mucho menos arriesgado que en un sistema monolítico.

Es como construir con bloques de LEGO.
Si su proceso de facturación está obsoleto, no necesita desmontar todo el sistema. Basta con sustituir ese bloque y el resto sigue funcionando.

Una vez aclaradas estas funciones críticas para la empresa, es hora de evaluar la flexibilidad de la configuración actual.

Paso 2: evalúe las capacidades de integración de la API de su ERP actual

A continuación, evalúe si su ERP actual puede interactuar con soluciones modulares, especialmente a través de API.

Pregunte:

• ¿Es compatible nuestro sistema con las API?
• ¿Están nuestros datos lo suficientemente limpios y estructurados para la integración?
• ¿Qué flujos de trabajo manuales deben automatizarse?

La mayoría de los ERP modulares modernos se basan en API para conectar distintas herramientas y funciones. Éstas permiten que los sistemas "hablen entre sí" sin riesgos. Y lo que es mejor, las API vienen con documentación, lo que da a su equipo informático claridad, control y la capacidad de desarrollar con seguridad sus propias mejoras sin depender totalmente de un proveedor.

Si puede responder a estas preguntas con confianza, estará en una buena posición para seguir adelante.

Paso nº 3: lanzar un módulo piloto de ERP para dar el pistoletazo de salida a su transición modular

En lugar de sustituirlo todo a la vez, empiece por una única función de gran impacto.

Elija un proceso que

• Es doloroso hoy en día
• Pueda funcionar de forma independiente
• Muestre mejoras cuantificables rápidamente

Para muchos transformadores de vidrio, podría ser el seguimiento de inventarios o la planificación de la producción. Empezar por aquí proporciona a su equipo un primer paso manejable y genera confianza en el potencial del nuevo sistema.

Una vez que el primer módulo esté funcionando y su equipo se haya acostumbrado a él, estará preparado para aprovechar ese impulso.

Paso nº 4: transición segura con un despliegue de ERP modular por fases

A diferencia de la sustitución de piezas del motor de un coche en marcha, la adopción de un ERP modular no requiere arrancar nada.

La idea es utilizar el nuevo sistema junto con el ERP existente. Módulo a módulo. Cada módulo se ocupa de una parte de la empresa. A medida que resulte fiable y su equipo se sienta cómodo, puede empezar a desactivar la función equivalente del sistema antiguo.

Por ejemplo:

• Implantar el inventario como módulo independiente
• Introducir la programación de la producción en tiempo real
• Añadir herramientas de facturación en tiempo real

Esta adopción por fases minimiza el riesgo y evita abrumar a su equipo. Cada éxito genera confianza e impulso para el siguiente paso, sin interrumpir las operaciones.

Piense que es como construir una segunda casa al lado y mudarse habitación por habitación, en lugar de remodelar la que está habitando de golpe.

Paso nº 5: probar y optimizar cada módulo del ERP antes de ampliarlo

Las actualizaciones tradicionales de ERP solían ser drásticas: se programaban tres veces al año, con semanas de pruebas manuales y una alta probabilidad de que algo se rompiera.

Los sistemas modulares adoptan un enfoque diferente. Gracias a las pruebas automáticas incorporadas, que a menudo utilizan una estrategia de pirámide de pruebas, la mayoría de los problemas se detectan incluso antes de que lleguen a los usuarios.

Las actualizaciones son más pequeñas, más rápidas y más fáciles de revertir si es necesario. Y lo que es mejor, si aparece un error, suele estar contenido en un solo módulo. El resto del sistema permanece en línea y estable.

Este aislamiento modular hace que sea más seguro e inteligente evolucionar sin miedo.

Paso nº 6: forme a su equipo para que adopte un ERP modular con confianza

Las transiciones de ERP suelen fracasar porque las personas no se sienten preparadas para utilizar el nuevo sistema. Por eso, la facilidad de uso y una buena formación son tan importantes como una buena tecnología.

En un ERP modular bien diseñado, activar un nuevo módulo debería ser como utilizar una aplicación de smartphone:

• Haga clic para probar
• Evalúelo en tiempo real
• Mantenerlo o cancelarlo en función de su utilidad

Algunos sistemas incluso permiten a los clientes activar módulos de forma independiente. Esto es especialmente útil para empresas con equipos de TI internos u objetivos de automatización.

Y cuando las plataformas ERP se diseñan con verdadera experiencia en UX -no sólo en funcionalidad- son más fáciles de adoptar en todos sus equipos, dispositivos y necesidades de accesibilidad.

Principales ventajas empresariales del cambio a un ERP modular

¿Qué se gana realmente con todo esto? Esto es lo que experimentan las empresas tras pasarse a un ERP modular:

• Actualizaciones continuas: se acabaron los grandes lanzamientos.
• Arquitectura personalizable: elija lo que se ajuste a sus necesidades e ignore lo que no.
• Innovación más rápida: se introducen pequeños cambios con regularidad
• Estructura resistente: un error no lo echará todo abajo.
• Mayor control: API y autoservicio para los equipos informáticos internos.

No es sólo software. Es tranquilidad, rendimiento y una plataforma con la que realmente puede crecer.

Reflexiones finales sobre la modernización del ERP en el tratamiento del vidrio

Si se ha quedado atascado con un sistema ERP heredado que convierte cada actualización en una pesadilla, no está solo, y tampoco se ha quedado sin opciones. Ahora dispone de una hoja de ruta clara y por fases para modernizarse sin las interrupciones ni los riesgos que suelen conllevar los grandes cambios de sistema.

Recuerde que los mayores temores que oímos -miedo al tiempo de inactividad, a los cambios abrumadores o a los costes en espiral- no se aplican cuando se cambia a un sistema modular de la forma correcta. No tiene por qué ser otra actualización "big bang".

En Synerglass-Soft, no sólo creamos software ERP modular, sino que vivimos el dolor que lo hizo necesario. Hemos ayudado a docenas de empresas transformadoras de vidrio a modernizar sus sistemas, manteniendo la confianza de sus equipos y el negocio en marcha.

El siguiente paso es sencillo: concierte una charla con nuestro equipo para ver por dónde podría empezar a funcionar el ERP modular para usted, módulo a módulo, sin presiones para comprometerse con todo a la vez.