Come programmiamo controlli di salute regolari per noi stessi e revisioni di manutenzione per i nostri veicoli, è fondamentale effettuare controlli di salute regolari per il/i nostro/i sistema/i IT. Questi controlli sono essenziali per verificare se il sistema attuale è ancora pertinente alle nostre esigenze. Tuttavia, le aziende spesso trascurano la necessità di valutazioni regolari dei loro sistemi ERP, poiché il processo può sembrare scoraggiante.
Con oltre 20 anni di esperienza nell’ottimizzazione dei sistemi IT per i trasformatori di vetro, Synerglass-Soft ha trasformato le operazioni di numerosi clienti. I nostri esperti del settore si avvicinano spesso ai trasformatori di vetro con esigenze e problematiche uniche. Nonostante queste differenze, emerge un comune denominatore: riconoscono le inefficienze dei sistemi IT e degli strumenti disparati, ma non hanno una chiara tabella di marcia per la risoluzione. Quindi è importante verificare se il tuo sistema IT corrisponde alle esigenze della tua azienda o se è giunto il momento di considerare un’altra soluzione.
In questo articolo, ci proponiamo di fornire una guida completa. Ti fornirà un elenco di controllo passo dopo passo per valutare la salute del tuo sistema IT, assicurandoti di poter identificare le inefficienze e prendere decisioni informate sugli aggiornamenti.
6 passi per verificare lo stato di salute del vostro sistema IT
Fase 1: identificare le capacità del sistema IT
Comprendere le capacità del tuo attuale sistema IT è il primo passo per determinarne l’efficacia.
Il tuo ERP deve semplificare, ottimizzare e automatizzare le operazioni, ridurre gli errori e migliorare l’accessibilità ai dati da qualsiasi dipartimento della tua azienda. Inoltre, nell’attuale contesto di lavoro remoto, è importante poter accedere al tuo sistema ERP da qualsiasi posizione per prendere decisioni rapide e garantire flessibilità nelle operazioni.
Per aiutarti a valutare la situazione attuale del tuo sistema ERP, chiediti domande chiave, come:
- Il tuo ERP può gestire ogni tipo di ordine, comprese le forme specifiche?
- Ci sono casi di doppia codifica o errori nell’inserimento degli ordini nel tuo processo produttivo, al tavolo di taglio o nel sistema contabile, ad esempio?
- Puoi accedere al tuo sistema da remoto da qualsiasi posizione?
Ad esempio: “Se ricevi un ordine per un pezzo di vetro di forma personalizzata, il tuo sistema ERP deve elaborarlo senza intoppi, senza richiedere interventi manuali o doppia immissione dei dati in diverse fasi. Se i dipendenti devono reinserire i dettagli dell’ordine al tavolo di taglio o nel sistema contabile, questo è un segnale di inefficienza.
Fase 2: Assicurarsi che il sistema ERP aumenti l'efficienza
Una volta valutato il tuo attuale sistema ERP, dovresti assicurarti che il tuo sistema ERP migliori l’efficienza.
L’efficienza nell’industria della lavorazione del vetro significa fare di più con meno: ottimizzare le risorse disponibili per ridurre al minimo gli sprechi e massimizzare la produttività. Il tuo sistema ERP dovrebbe aiutarti a risparmiare tempo e ottimizzare i flussi di lavoro, riducendo così i costi operativi e migliorando la produttività complessiva.
Per determinare se il tuo sistema ERP soddisfa questi obiettivi, dovresti considerare se fornisce dati e analisi in tempo reale per supportare decisioni rapide e informate. Un ERP efficace che fa risparmiare tempo e riduce i costi del lavoro migliorerà direttamente il tuo risultato economico.
Per aiutarti con questo, poniti queste domande chiave:
- Il tuo personale addetto alla codifica sta risparmiando tempo nell’inserimento degli ordini con l’attuale sistema?
- Il tuo sistema attuale è in grado di elaborare più ordini all’ora, o il processo è ancora lento e complicato nonostante il sistema in uso?
- Il tuo sistema può gestire le complessità dei tuoi processi produttivi, comprese le ordinazioni personalizzate e le forme di vetro specifiche, senza intervento manuale?
Infatti, un sistema ERP efficace dovrebbe automatizzare le attività di routine come l’elaborazione degli ordini e la redazione dei report finanziari. Se il tuo team trascorre troppo tempo a gestire manualmente queste attività, il tuo sistema ERP potrebbe non essere all’altezza del compito.
Dopo aver definito le tue esigenze operative, è importante assicurarti che il tuo sistema ERP si integri facilmente con altri strumenti e macchinari.
Fase 3: Valuta le capacità di integrazione
Un’integrazione senza soluzione di continuità con macchine, sistemi e strumenti aziendali è essenziale per un’operatività coesa. Lavorare su sistemi disparati, così come la mancanza di integrazione con le macchine di produzione, può portare a inefficienze ridondanti e lavoro manuale. Pertanto, dovresti valutare le capacità di integrazione del tuo sistema ERP ponendoti la seguente domanda:
- Il tuo ERP si integra senza problemi con i sistemi esistenti, le macchine di produzione e gli strumenti aziendali?
Ad esempio: “Uno dei nostri clienti ha visto una riduzione del 30% degli errori manuali dopo aver integrato il proprio ERP con le macchine di produzione. Se il tuo sistema ERP non comunica con i tavoli di taglio del vetro, i dipendenti potrebbero dover inserire manualmente i dati ERP nelle macchine, aumentando il rischio di errori e ritardi. ”
L’integrazione con altri strumenti aziendali, come i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e il software finanziario, così come con le macchine di produzione, garantisce un flusso di informazioni unificato tra i reparti.
Una volta che hai assicurato che il tuo ERP si integri bene con altri sistemi, considera come supporterà la tua azienda mentre cresce
Fase 4:Verifica la scalabilità
Man mano che la tua azienda cresce ed evolve, anche il tuo sistema ERP dovrebbe fare altrettanto. Quindi, la domanda da porti è la seguente:
- Il tuo attuale sistema ERP può scalare man mano che la tua azienda cresce ed evolve?
Immagina il seguente scenario: “La tua azienda vince un contratto importante che aumenta drasticamente il tuo volume di produzione.”
Un sistema ERP scalabile gestirà l’aumento del carico di dati e degli utenti aggiuntivi senza compromettere le prestazioni. Dovrebbe anche accogliere nuove funzionalità e moduli man mano che la tua azienda diversifica la propria offerta di servizi, sia che si tratti di un nuovo tipo di vetro che inizi a produrre, sia che tu aggiunga una nuova linea di produzione nel tuo stabilimento. Investendo in un ERP scalabile, puoi garantire che il tuo sistema rimanga un bene prezioso man mano che la tua azienda cresce.
Tenendo presente la scalabilità, è il momento di valutare la tua infrastruttura IT per determinare la migliore opzione di implementazione per il tuo sistema ERP.
Fase 5: Valutare l'infrastruttura attuale (Cloud vs. On-Premises, o altro)
Quando valuti il tuo sistema ERP, è fondamentale valutare la tua attuale infrastruttura IT e determinare se è in linea con le tue esigenze operative e i tuoi obiettivi. La scelta tra soluzioni IT online, on-premise o altre dipende dalle tue esigenze specifiche riguardo a flessibilità, controllo e budget. Per aiutarti a valutare la tua attuale infrastruttura, poniti le seguenti domande:
- La tua attuale infrastruttura supporta la flessibilità e la scalabilità di cui hai bisogno?
- Stai dando priorità al controllo dei tuoi dati (infrastruttura basata su server), oppure hai bisogno di un accesso più facile e di una minore manutenzione (infrastruttura basata su cloud)?
- Quali sono i tuoi vincoli di budget per l’investimento iniziale e la manutenzione continua?
Ogni soluzione ha vantaggi e considerazioni, quindi è importante pesare attentamente i pro e i contro in base a ciascuna delle caratteristiche:
Infrastruttura basata su cloud
Una soluzione ERP basata sul cloud consente di crescere rapidamente, di aggiornarsi facilmente e di ridurre i costi dell'infrastruttura IT. Questo può essere particolarmente vantaggioso se l'azienda ha più sedi o se prevede una rapida espansione. Inoltre, consente di accedere ai dati in qualsiasi momento e ovunque, purché si disponga di una connessione a Internet.
Infrastruttura on-premise
Al contrario, un sistema ERP on-premise offre un maggiore controllo sui dati e può essere preferibile se i requisiti di sicurezza dei dati sono severi. Tuttavia, l'accesso ai dati è limitato.
Fase 6: valutare il TCO e il ROI
Infine, comprendere l’impatto finanziario del tuo sistema ERP richiede di valutare il costo totale di proprietà e il ritorno sull’investimento.
Oltre al costo di acquisto iniziale, il TCO include tutte le spese correlate durante il ciclo di vita del sistema. Valutare il ROI ti aiuta a comprendere il valore a lungo termine e i benefici finanziari del sistema. A tal fine, poniti alcune domande finanziarie, come:
- Hai ammortizzato l’investimento ERP nel corso del tipico periodo di sette anni? Oppure ci è voluto di più?
- I risparmi annuali sono sufficienti a giustificare i costi iniziali e quelli continui?
- Il sistema ERP continua a generare valore man mano che la nostra azienda cresce e si adatta alle nuove richieste di mercato?
Sebbene una soluzione ERP più economica possa sembrare attraente inizialmente, i costi elevati di personalizzazione e manutenzione potrebbero comportare un TCO più elevato.
D’altra parte, un ERP con un costo iniziale più elevato ma spese correnti inferiori potrebbe offrire un miglior ROI grazie a una maggiore efficienza e alla riduzione dei costi operativi.
È arrivato il momento di un nuovo sistema ERP?
Dopo aver seguito questi passaggi, dovresti ora avere una comprensione completa della salute del tuo sistema ERP e della sua allineamento con le esigenze della tua azienda.
Da un lato, secondo le tue risposte alle domande, sembra che il tuo sistema attuale sia adatto alla tua azienda. Dall’altro lato, può mettere in evidenza potenziali problemi e potrebbe essere giunto il momento di considerare di passare a una nuova soluzione ERP.
Un sistema IT obsoleto o inefficiente può ostacolare la tua azienda e impedirti di raggiungere il tuo pieno potenziale. In questo caso, esplorare nuove opzioni come Symbiose, StarterPro o altri sistemi sul mercato potrebbe essere una decisione saggia.
Assicurandoti che il tuo sistema ERP corrisponda alle tue esigenze, si integri bene con i sistemi esistenti, sia scalabile, rientri nel tuo budget e offra un buon ritorno sull’investimento, puoi posizionare la tua azienda di lavorazione del vetro per la crescita e l’efficienza.
Valuta attentamente le tue opzioni e fai il passo successivo per ottimizzare i tuoi processi aziendali con una soluzione ERP moderna ed efficiente. Non aspettare: assicurati che il tuo sistema IT sia un asset potente per la tua azienda. Contattaci all’indirizzo info@synerglass-soft.com per scoprire come i nostri sistemi ERP possono rivoluzionare le tue operazioni.
