Liste de vérification de l’état du système informatique

Tout comme nous planifions des bilans de santé réguliers pour nous-mêmes et des révisions de maintenance pour nos véhicules, il est essentiel de réaliser des vérifications régulières de la santé de votre système informatique. Ces vérifications sont cruciales pour déterminer si le système actuel répond toujours à nos besoins. Cependant, de nombreuses entreprises négligent la nécessité d’évaluations régulières de leurs systèmes ERP, car ce processus peut sembler complexe.

Avec plus de 20 ans d’expérience dans l’optimisation des systèmes informatiques pour les transformateurs de verre, Synerglass-Soft a transformé les opérations de nombreux clients. Nos experts du secteur abordent souvent les transformateurs de verre avec des besoins et des points de douleur uniques. Malgré ces différences, un fil conducteur commun émerge : ils reconnaissent les inefficacités des systèmes informatiques et des outils disparates, mais n’ont pas de feuille de route claire pour résoudre ces problèmes. Il est donc essentiel de vérifier si votre système informatique correspond aux besoins de votre entreprise ou s’il est temps d’envisager une autre solution.

Dans cet article, nous proposons un guide complet. Il vous fournira une liste de contrôle étape par étape pour évaluer la santé de votre système informatique, afin que vous puissiez identifier les inefficacités et prendre des décisions éclairées pour une mise à niveau

6 étapes pour évaluer l'état de santé de votre système informatique

Étape 1 : Identifier les capacités de votre système informatique

Comprendre les capacités de votre système informatique actuel est la première étape pour déterminer son efficacité.

Votre ERP doit rationaliser, optimiser et automatiser les opérations, réduire les erreurs et améliorer l’accessibilité des données depuis n’importe quel département de votre entreprise. De plus, dans l’environnement de travail à distance actuel, l’accessibilité de votre système ERP depuis n’importe quel endroit est importante pour une prise de décision rapide et une flexibilité dans les opérations.

Pour vous aider à évaluer la situation de votre système ERP actuel, posez-vous des questions clés, telles que :

• Votre ERP peut-il gérer tous les types de commandes, y compris les formes spécifiques ?
• Y a-t-il des cas de double saisie ou d’erreurs dans l’entrée des commandes dans votre processus de production, à la table de découpe, ou dans le système comptable par exemple ?
• Pouvez-vous accéder à votre système à distance depuis n’importe quel endroit ?

Par exemple :« Si vous recevez une commande pour une pièce de verre de forme personnalisée, votre système ERP doit la traiter sans heurts, sans nécessiter d’intervention manuelle ou de double saisie des données à différents stades. Si les employés doivent ressaisir les détails de la commande à la table de découpe ou dans le système comptable, cela montre un signe d’inefficacité. »

Étape 2 : Veiller à ce que votre système ERP améliore l'efficacité

Une fois que vous avez évalué votre système ERP actuel, vous devez vous assurer qu’il améliore l’efficacité.

L’efficacité dans l’industrie du traitement du verre signifie faire plus avec moins – optimiser les ressources disponibles pour minimiser le gaspillage et maximiser la productivité. Votre système ERP doit vous aider à gagner du temps et à optimiser les flux de travail, réduisant ainsi les coûts opérationnels et améliorant la productivité globale.

Pour déterminer si votre système ERP atteint ces objectifs, vous devez vous demander s’il fournit des données en temps réel et des analyses pour soutenir une prise de décision rapide et éclairée. Un ERP efficace qui économise du temps et réduit les coûts de main-d’œuvre améliorera directement vos résultats financiers.

Pour vous aider, posez-vous ces questions clés :

• Les opérateurs de saisie gagnent-ils du temps lors de l’entrée des commandes avec le système actuel ?
• Le système actuel peut-il traiter plus de commandes par heure, ou le processus reste-t-il lent et compliqué malgré le système en place ?
• Votre système peut-il gérer la complexité de vos processus de production, y compris les commandes personnalisées et les formes de verre spécifiques, sans intervention manuelle ?

En effet, un système ERP efficace devrait automatiser les tâches de routine telles que le traitement des commandes et la production de rapports financiers. Si votre équipe passe trop de temps à gérer ces tâches manuellement, votre système ERP pourrait ne pas être à la hauteur.

Une fois que vous avez défini vos priorités opérationnelles, il est important de vous assurer que votre système ERP s’intègre parfaitement avec d’autres outils et machines.

Étape 3 : évaluer les capacités d'intégration

Une intégration fluide avec les machines, les systèmes et les outils d’entreprise est essentielle pour des opérations cohérentes. Travailler sur des systèmes disparates, ainsi qu’un manque d’intégration avec les machines de production, peut entraîner des inefficacités redondantes et un travail manuel. Par conséquent, vous devez évaluer les capacités d’intégration de votre système ERP en vous posant la question suivante :

• Votre ERP s’intègre-t-il parfaitement avec les systèmes existants, les machines de production et les outils d’entreprise ?

Par exemple : « L’un de nos clients a constaté une réduction de 30 % des erreurs manuelles après avoir intégré leur ERP avec leurs machines de production. Si votre système ERP ne communique pas avec vos tables de découpe de verre, les employés devront saisir manuellement les données de l’ERP dans les machines, augmentant ainsi le risque d’erreurs et de retards. »

L’intégration avec d’autres outils d’entreprise, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les logiciels financiers, ainsi qu’avec les machines de production, assure un flux unifié d’informations entre les départements.

Une fois que vous avez vérifié que votre ERP s’intègre bien avec d’autres systèmes, réfléchissez à la manière dont il soutiendra la croissance de votre entreprise.

Étape 4 : vérifier l'évolutivité

À mesure que votre entreprise se développe et évolue, votre système ERP doit également pouvoir évoluer. La question à se poser est simple :

• Votre système ERP actuel peut-il évoluer à mesure que votre entreprise se développe et évolue ?

Imaginez le scénario suivant :
« Votre entreprise remporte un contrat majeur qui augmente considérablement le volume de production. »

Un système ERP évolutif pourra gérer l’augmentation de la charge de données et des utilisateurs supplémentaires sans compromettre la performance. Il doit également pouvoir intégrer de nouvelles fonctionnalités et modules à mesure que votre entreprise diversifie ses offres de services, que ce soit un nouveau type de verre que vous commencez à produire, ou une nouvelle ligne de production que vous ajoutez à votre usine. En investissant dans un ERP évolutif, vous vous assurez que votre système reste un atout précieux à mesure que votre entreprise se développe.

Avec la scalabilité en tête, il est maintenant temps d’évaluer votre infrastructure informatique pour déterminer la meilleure option de déploiement pour votre système ERP

Étape 5 : Évaluez votre infrastructure actuelle (Cloud vs. On-Premises, ou autre)

Lors de l’évaluation de votre système ERP, il est crucial d’évaluer votre infrastructure informatique actuelle et de déterminer si elle est en adéquation avec vos besoins et objectifs opérationnels. Le choix entre une solution en ligne, sur site ou d’autres infrastructures IT dépend de vos besoins spécifiques en termes de flexibilité, de contrôle et de budget. Pour vous aider à évaluer votre infrastructure actuelle, posez-vous les questions suivantes :

• Votre infrastructure actuelle soutient-elle la flexibilité et l’évolutivité dont vous avez besoin ?
• Priorisez-vous le contrôle de vos données (infrastructure basée sur serveur), ou avez-vous besoin d’un accès plus facile et d’une maintenance réduite (infrastructure basée sur le cloud) ?
• Quelles sont vos contraintes budgétaires en matière d’investissement initial et de maintenance continue ?

Chaque solution présente des avantages et des considérations, il est donc important de peser les avantages et les inconvénients de chaque option en fonction de ses caractéristiques : 

Infrastructure basée sur le cloud

Une solution ERP basée sur le cloud vous permet de croître rapidement, de mettre à jour facilement et de réduire les coûts d’infrastructure IT.

Cela peut être particulièrement avantageux si votre entreprise dispose de plusieurs sites ou prévoit une expansion rapide.

Elle vous permet également d’accéder à vos données à tout moment et de n’importe où, tant que vous disposez d’une connexion Internet.

Étape 6 : Évaluez le TCO et le ROI

Enfin, comprendre l’impact financier de votre système ERP nécessite d’évaluer le coût total de possession (TCO) et le retour sur investissement (ROI).

Au-delà du coût d’achat initial, le TCO inclut toutes les dépenses liées à la durée de vie du système. L’évaluation du ROI vous aide à comprendre la valeur à long terme et les avantages financiers du système. Pour ce faire, posez-vous quelques questions financières, telles que :

• Avez-vous amorti l’investissement ERP sur la période typique de sept ans ? Ou cela a-t-il pris plus de temps ?
• Les économies annuelles sont-elles suffisantes pour justifier les coûts initiaux et récurrents ?
• Le système ERP continue-t-il à ajouter de la valeur à mesure que notre entreprise se développe et s’adapte aux nouvelles demandes du marché ?

Bien qu’une solution ERP moins chère puisse sembler attrayante au départ, des coûts de personnalisation et de maintenance élevés pourraient entraîner un TCO plus élevé.

D’autre part, un ERP avec un coût initial plus élevé mais des dépenses récurrentes plus faibles pourrait offrir un meilleur ROI grâce à une efficacité améliorée et une réduction des coûts opérationnels.

Le moment est-il venu d'adopter un nouveau système ERP ?

Après avoir parcouru ces étapes, vous devriez maintenant avoir une compréhension complète de la santé de votre système ERP et de son alignement avec les besoins de votre entreprise.

D’une part, selon vos réponses aux questions, il semble que votre système actuel soit adapté à votre entreprise. D’autre part, cela peut mettre en lumière des problèmes potentiels et il peut être temps d’envisager de passer à une nouvelle solution ERP.

Un système informatique obsolète ou inefficace peut freiner votre entreprise et vous empêcher d’atteindre votre plein potentiel. Dans ce cas, explorer de nouvelles options telles que Symbiose, StarterPro ou d’autres systèmes sur le marché pourrait être une décision judicieuse.

En vous assurant que votre système ERP correspond à vos besoins, s’intègre bien avec les systèmes existants, est évolutif, respecte votre budget et offre un bon retour sur investissement, vous pouvez positionner votre entreprise de transformation du verre pour la croissance et l’efficacité.

Évaluez soigneusement vos options et franchissez la prochaine étape pour optimiser vos processus commerciaux avec une solution ERP moderne et efficace. N’attendez pas – assurez-vous que votre système informatique soit un atout puissant pour votre entreprise. Contactez-nous à info@synerglass-soft.com pour découvrir comment nos systèmes ERP peuvent révolutionner vos opérations.