Lista de verificación para evaluar el buen funcionamiento de su sistema informático

Al igual que programamos chequeos médicos regulares para nosotros mismos y revisiones de mantenimiento para nuestros vehículos, es crucial realizar controles periódicos de salud para su(s) sistema(s) informático(s). Estos controles son esenciales para verificar si el sistema actual sigue siendo adecuado para nuestras necesidades. Sin embargo, las empresas a menudo pasan por alto la necesidad de realizar evaluaciones regulares de sus sistemas ERP, ya que el proceso puede parecer desalentador.

Con más de 20 años de experiencia en la optimización de sistemas informáticos para transformadores de vidrio, Synerglass-Soft ha transformado las operaciones de muchos clientes. Nuestros expertos del sector a menudo abordan a transformadores de vidrio con necesidades y problemas únicos. A pesar de estas diferencias, surge un punto común: reconocen las ineficiencias en sus sistemas informáticos y herramientas dispares, pero no tienen una hoja de ruta clara para solucionarlos.

Por lo tanto, es importante verificar si su sistema informático se ajusta a las necesidades de su empresa o si es hora de considerar otra solución. Este artículo pretende ser una guía completa. Le proporcionará una lista de verificación paso a paso para evaluar la salud de su sistema informático, lo que le permitirá identificar las ineficiencias y tomar decisiones de actualización de manera informada.

6 pasos para comprobar la salud de su sistema informático

Paso 1:  Identificar las capacidades de su sistema informático

Comprender las capacidades de su sistema informático actual es el primer paso para determinar su eficacia.

Su ERP debe agilizar, optimizar y automatizar las operaciones, reducir errores y mejorar el acceso a los datos desde cualquier departamento de su empresa. Además, en el entorno de trabajo remoto actual, el acceso a su sistema ERP desde cualquier lugar es importante para una toma de decisiones rápida y la flexibilidad operativa.

Para ayudarle a evaluar la situación actual de su sistema ERP, hágase preguntas clave, como:

• ¿Puede su ERP gestionar todos los tipos de pedidos, incluidas las formas específicas?
• ¿Existen casos de doble codificación o errores en la entrada de pedidos en su proceso de producción, en la mesa de corte o en el sistema contable, por ejemplo?
• ¿Puede acceder a su sistema de forma remota desde cualquier lugar?

Por ejemplo: «Si recibe un pedido para una pieza de vidrio de forma personalizada, su sistema ERP debe procesarlo sin problemas, sin necesidad de intervención manual o doble entrada de datos en diferentes etapas. Si los empleados deben volver a ingresar los detalles del pedido en la mesa de corte o en el sistema contable, es un signo de ineficiencia. » 

Paso 2: Asegurarse de que su sistema ERP mejora la eficiencia

Una vez que haya evaluado su sistema ERP actual, debe asegurarse de que mejora la eficiencia.

En la industria del procesamiento de vidrio, la eficiencia consiste en hacer más con menos, es decir, optimizar los recursos disponibles para minimizar los desechos y maximizar la productividad. Su sistema ERP debería ayudarle a ahorrar tiempo y optimizar los flujos de trabajo, reduciendo así los costos operativos y mejorando la productividad general.

Para determinar si su sistema ERP cumple con estos objetivos, debe preguntarse si proporciona datos y análisis en tiempo real para permitir una toma de decisiones rápida e informada. Un sistema ERP eficaz que ahorre tiempo y reduzca los costos laborales mejorará directamente sus resultados.

Para ayudarle, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Su personal de codificación ahorra tiempo al ingresar pedidos con el sistema actual?
• ¿Su sistema actual permite procesar más pedidos por hora o el proceso sigue siendo lento y complicado a pesar del sistema en funcionamiento?
• ¿Puede su sistema gestionar la complejidad de sus procesos de producción, incluidos los pedidos personalizados y las formas de vidrio específicas, sin intervención manual?

De hecho, un sistema ERP eficaz debe automatizar las tareas rutinarias como el procesamiento de pedidos y la elaboración de informes financieros.

Si su equipo pasa demasiado tiempo gestionando manualmente estas tareas, es posible que su sistema ERP no esté a la altura.

Paso 3: Evaluar las capacidades de integración

La integración fluida de máquinas, sistemas y herramientas de trabajo es esencial para la cohesión operativa. El uso de sistemas dispares y la falta de integración con las máquinas de producción pueden generar ineficiencias y trabajo manual redundante. Debe evaluar las capacidades de integración de su sistema ERP haciéndose la siguiente pregunta:

• ¿Su ERP se integra de manera fluida con los sistemas, máquinas de producción y herramientas comerciales existentes?

Por ejemplo: «Uno de nuestros clientes observó una reducción del 30% en los errores manuales después de integrar su ERP con sus máquinas de producción. Si su sistema ERP no se comunica con sus mesas de corte de vidrio, los empleados pueden verse obligados a ingresar manualmente los datos del ERP en las máquinas, lo que aumenta el riesgo de errores y retrasos. »

La integración con otras herramientas comerciales, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los programas financieros, así como con las máquinas de producción, garantiza un flujo de información unificado entre los departamentos.

Una vez que se haya asegurado de que su ERP se integra bien con otros sistemas, considere cómo apoyará a su empresa a medida que crezca.

Paso 4: Verificar la escalabilidad

A medida que su empresa crece y evoluciona, su sistema ERP también debe evolucionar. La pregunta que debe hacerse es simple:

• ¿Puede su sistema ERP actual adaptarse al crecimiento y evolución de su empresa?

Imagine el siguiente escenario: «Su empresa obtiene un contrato importante que aumenta considerablemente su volumen de producción».

Un sistema ERP escalable gestionará la mayor carga de datos y los usuarios adicionales sin comprometer el rendimiento. También debe adaptarse a nuevas funcionalidades y módulos a medida que su empresa diversifique su oferta de servicios, ya sea un nuevo tipo de vidrio que comience a producir o una nueva línea de producción que añada a su fábrica. Al invertir en un ERP escalable, puede asegurarse de que su sistema siga siendo un activo valioso a medida que su empresa crezca.

Con la escalabilidad en mente, es hora de evaluar su infraestructura informática para determinar la mejor opción de implementación para su sistema ERP.

Paso 5: Evaluar su infraestructura actual (en la nube, local o de otro tipo)

Al evaluar su sistema ERP, es esencial revisar su infraestructura informática actual y determinar si se ajusta a sus necesidades operativas y objetivos. La elección entre una infraestructura en línea, local u otras soluciones informáticas depende de sus necesidades específicas en términos de flexibilidad, control y presupuesto. Para ayudarle a evaluar su infraestructura actual, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Ofrece su infraestructura actual la flexibilidad y escalabilidad que necesita?
• Cada solución tiene ventajas y desventajas, por lo que es importante sopesar cuidadosamente los pros y los contras de cada una de sus características:
• ¿Cuáles son sus limitaciones presupuestarias para la inversión inicial y el mantenimiento continuo?

Cada solución tiene ventajas y desventajas, por lo que es importante sopesar cuidadosamente los pros y los contras de cada una de sus características:

Infraestructura basada en la nube

Una solución ERP basada en la nube le permite crecer rápidamente, actualizarse con facilidad y reducir los costes de infraestructura informática. Esto puede ser especialmente ventajoso si su empresa tiene varias sedes o planea expandirse rápidamente. También le permite acceder a sus datos en cualquier momento y lugar, siempre que disponga de conexión a Internet.

Infraestructura local

Por el contrario, un sistema ERP on-premise ofrece un mayor control sobre sus datos y puede ser preferible si tiene requisitos estrictos de seguridad de datos. Sin embargo, el acceso a los datos está restringido.

Paso 6: Evaluar el coste total de propiedad y el rendimiento de la inversión

Finalmente, para comprender el impacto financiero de su sistema ERP, debe evaluar el costo total de propiedad (CTP) y el retorno de la inversión (ROI).

Más allá del costo de compra inicial, el CTP incluye todos los gastos asociados a la vida útil del sistema. La evaluación del retorno de la inversión le ayuda a comprender el valor a largo plazo y los beneficios financieros del sistema. Para ello, hágase preguntas financieras como:

• ¿Ha amortizado la inversión en el ERP durante el período habitual de siete años? ¿O ha tardado más?
• ¿Son suficientes los ahorros anuales para justificar los costos iniciales y continuos?
• ¿El sistema ERP sigue proporcionando valor a medida que nuestra empresa crece y se adapta a las nuevas demandas del mercado?

Si bien una solución ERP más barata puede parecer atractiva al principio, los altos costos de personalización y mantenimiento pueden hacer que el costo total de propiedad sea mayor.

Por otro lado, un ERP con un costo inicial más alto pero con menores gastos corrientes puede ofrecer un mejor retorno de la inversión gracias a la mejora de la eficiencia y la reducción de los costos operativos.

 ¿Es el momento de adoptar un nuevo sistema ERP?

Después de haber seguido estos pasos, debería tener una visión general del estado de salud de su sistema ERP y su adecuación a las necesidades de su empresa.

Por un lado, según sus respuestas a las preguntas, parece que su sistema actual es adecuado para su empresa. Por otro lado, puede revelar problemas potenciales y tal vez sea el momento de considerar cambiar a una nueva solución ERP.

Un sistema informático obsoleto o ineficiente puede frenar su actividad e impedirle alcanzar su máximo potencial. En este caso, explorar nuevas opciones como Symbiose, StarterPro u otros sistemas en el mercado podría ser una decisión acertada.

Al asegurarse de que su sistema ERP se ajusta a sus necesidades, se integra bien con los sistemas existentes, es escalable, respeta su presupuesto y ofrece un buen retorno de la inversión, puede posicionar a su empresa de procesamiento de vidrio en el camino del crecimiento y la eficiencia.

Evalúe cuidadosamente sus opciones y avance al siguiente paso optimizando sus procesos comerciales con una solución ERP moderna y eficaz. No espere más: haga que su sistema informático sea una herramienta poderosa para su empresa. Contáctenos en info@synerglass-soft.com para descubrir cómo nuestros sistemas ERP pueden revolucionar sus operaciones.