La transición a una industria sin papel: ¿Merece realmente la pena?
¿Sabía que las empresas que pasan a fabricar sin papel pueden aumentar su productividad hasta un 30%? Esta conclusión de un estudio de la AIIM (Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen) muestra una de las muchas razones para hacer el cambio. Para los fabricantes de vidrio, la digitalización no consiste sólo en estar al día, sino también en mejorar la eficacia, reducir los errores y mantener la competitividad.
Usted se preguntará: "Entonces, ¿cuáles son las principales ventajas de pasarse al papel?" y "¿cómo podemos asegurarnos de gestionar esta transición de forma eficaz?". A menudo trabajamos con fabricantes de vidrio que desean obtener estas ventajas, pero necesitan un poco de ayuda para conseguirlo.
En este artículo, veremos por qué pasar a un entorno sin papel es una decisión inteligente para su empresa y le mostraremos cómo realizar la transición sin problemas. Al final, conocerás todas las ventajas clave de un enfoque sin papel y lo que tienes que hacer para ponerlo en marcha. Esto le ayudará a tomar decisiones informadas sobre la transformación de sus operaciones y a sacar el máximo partido de las soluciones digitales.
¿Qué es la fabricación sin papel?
La fabricación sin papel consiste en sustituir los procesos tradicionales basados en papel por tecnologías digitales. Este cambio implica automatizar aspectos como la documentación, la recopilación de datos y la comunicación, lo que significa que no hay necesidad de papeleo físico. Para los fabricantes de vidrio, esto significa pasar de los formularios de pedidos en papel, los registros de producción y las comprobaciones de control de calidad a los registros digitales, que integran los procesos en un sistema digital que ofrece acceso a los datos y análisis en tiempo real.
Ventajas e inconvenientes de la fabricación sin papel
Ventajas de la fabricación sin papel en el sector del vidrio
El cambio a un entorno de fabricación sin papel conlleva varias ventajas que pueden ayudarle a trabajar de forma más eficiente y sostenible. Pero también es importante tener en cuenta los posibles retos. A continuación, exploramos ambos aspectos para ofrecerle una visión completa de lo que significa la eliminación del papel para los fabricantes de vidrio.
Ventaja nº 1: Aumentar la eficiencia y la productividad con sistemas sin papel
Los procesos basados en papel son lentos y propensos a los cuellos de botella. En un entorno tradicional de fabricación de vidrio, los pedidos suelen gestionarse en papel, desde el presupuesto inicial hasta la entrega final. Este enfoque manual no sólo ralentiza las cosas, sino que también hace más probable que se cometan errores en las distintas etapas, como errores de introducción de datos o documentos archivados en el lugar equivocado.
Pasarse a un sistema sin papel permite automatizar muchos de estos procesos. Los sistemas digitales facilitan la gestión de pedidos, la planificación de la producción y el control del inventario, lo que significa que su equipo puede trabajar con mayor eficacia.
Por ejemplo, tener acceso a los datos de producción en tiempo real significa que puede tomar decisiones rápidamente, reduciendo el tiempo de inactividad y acelerando todo el ciclo de producción. Esto hace que su empresa sea más productiva, por lo que puede gestionar más pedidos sin gastar más dinero. También ayuda a los equipos de los distintos departamentos a trabajar mejor juntos. Con el acceso digital a documentos y datos compartidos, sus equipos de ventas, producción y logística pueden trabajar juntos de forma más eficaz, para que todos estén en sintonía.
Ventaja nº 2: Reducción de los costes operativos mediante prácticas sin papel
A menudo, las empresas no se dan cuenta de lo caro que resulta mantener registros en papel. Los costes del papel, como la impresión, el almacenamiento y la gestión, pueden acumularse con el tiempo. También hay que tener en cuenta el tiempo que se pierde cuando los empleados buscan documentos extraviados o introducen datos manualmente.
La eliminación del papel evita todo esto. Los registros digitales evitan que tenga que gastar dinero en espacio físico de almacenamiento, lo que supone una forma estupenda de liberar recursos valiosos. Además, al utilizar menos papel, se reducen los costes de suministros como tinta, impresoras y archivadores.
Además de ahorrar dinero, la eliminación del papel también puede reducir los costes de mano de obra. Con los flujos de trabajo automatizados, las tareas que antes necesitaban una introducción manual -como la entrada de datos y el archivado- las realiza el sistema, liberando a su personal para que pueda centrarse en actividades más estratégicas. Con el tiempo, este ahorro puede suponer una gran diferencia en su cuenta de resultados, haciendo que su empresa sea más competitiva en un mercado preocupado por los costes.
Ventaja nº 3: Reducción del tiempo de introducción manual y de los errores con soluciones digitales
En el sector de la fabricación de vidrio, lo más importante es hacer las cosas bien. Hasta el más mínimo error en la medición o elección de materiales puede dar lugar a un producto defectuoso, lo que significa trabajo extra, materiales desperdiciados y clientes descontentos. Los procesos basados en papel son especialmente propensos a cometer errores, sobre todo en entornos de trabajo en los que distintos equipos manejan los mismos documentos.
Un sistema sin papel ayuda a evitar estos problemas automatizando la entrada de datos y manteniendo un registro claro y auditable de cada transacción.
Por ejemplo, cuando un pedido se procesa digitalmente, hay muchas menos posibilidades de que se produzcan errores de transcripción. Además, los sistemas digitales suelen incluir comprobaciones de validación para asegurarse de que los datos introducidos son precisos y coherentes con otros registros. Esto significa que puede controlar la calidad en cada fase del proceso de fabricación. Además, si surge un problema, puede averiguar rápidamente dónde empezó, ya sea un lote de vidrio defectuoso o un error en el proceso de producción. Este nivel de trazabilidad le ayuda a resolver los problemas con mayor eficacia y ofrece a los clientes la confianza que buscan.
Ventaja nº 4: Refuerzo de la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa con operaciones sin papel
En un sector en el que los diseños exclusivos y los datos de los clientes forman parte del día a día, la seguridad de los datos es realmente importante. Los registros en papel no son muy seguros. De hecho, se extravían, dañan o roban con facilidad. Esto puede ser un gran problema, sobre todo si la información sensible acaba en las manos equivocadas o se destruye en un incendio o una inundación.
Los registros digitales pueden cifrarse, almacenarse de forma segura y tener copias de seguridad en varias ubicaciones. Un sistema sin papel permite controlar quién puede acceder a la información confidencial y cuándo. Además, los sistemas digitales pueden hacer un seguimiento de los cambios en los documentos, lo que es esencial para cumplir la normativa del sector.
Si usted es un fabricante de vidrio que tiene que atenerse a determinadas normas del sector o requisitos de los clientes, un sistema sin papel facilita el cumplimiento de la normativa. Puede organizar, encontrar y enviar registros digitales a las personas u organismos pertinentes de forma rápida y sencilla, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.
Ventaja nº 5: Preparación para la facturación electrónica y los cambios normativos
Una de las principales razones por las que las empresas quieren pasarse a los sistemas sin papel es que tienen que empezar a enviar facturas electrónicamente. Muchos países están introduciendo o reforzando normas que obligan a las empresas a emitir y recibir facturas electrónicamente. Este cambio está impulsado por la necesidad de aumentar la transparencia, reducir el fraude y hacer más eficiente la declaración de impuestos.
Para los fabricantes de vidrio, la facturación electrónica no es sólo una cuestión de eficacia, sino también un requisito legal. Los sistemas de facturación electrónica facilitan la creación, el envío y el almacenamiento de facturas de forma que cumplan todos los requisitos legales y puedan encontrarse rápidamente cuando se necesiten para auditorías o a efectos fiscales. También le ayuda a cobrar más rápido y a gestionar mejor su tesorería, ya que puede procesar y aprobar las facturas más rápidamente en formato digital.
Ventaja nº 6: Impacto medioambiental
Prescindir del papel es una excelente forma de ayudar al medio ambiente. Al eliminar la necesidad de papel, puede tener un gran impacto en la deforestación, lo que ayuda a proteger importantes ecosistemas y la biodiversidad. Además, usar menos papel significa menos residuos en los vertederos, lo que ayuda a reducir el impacto ambiental de la descomposición del papel y las emisiones de metano asociadas. Reducir el uso de agua y energía en el proceso de producción de papel también significa que se emiten menos contaminantes y gases de efecto invernadero a la atmósfera.
Este cambio no sólo le ayuda a cumplir objetivos de sostenibilidad más amplios, sino que también hace que su empresa sea más responsable con el medio ambiente al reducir su huella de carbono. Utilizar menos papel ayuda a crear un lugar de trabajo más limpio y ecológico y demuestra su compromiso con la responsabilidad social corporativa. Este compromiso es importante para los clientes y las partes interesadas que se preocupan por el medio ambiente, lo que da una buena imagen de su marca.
Posibles inconvenientes de la eliminación del papel
Desafío nº 1: Inversión inicial elevada
Los costes iniciales del cambio a un sistema sin papel pueden ser bastante elevados. Las empresas pueden tener que gastar dinero en comprar nuevo software, actualizar sus sistemas informáticos y formar al personal en las nuevas tecnologías.
Por ejemplo, invertir en un sistema ERP sólido que facilite los procesos sin papel puede costar desde unos pocos miles hasta decenas de miles de euros, dependiendo de lo compleja y grande que sea la empresa. Para algunas empresas, especialmente los fabricantes más pequeños, esta inversión inicial puede suponer un obstáculo a la hora de realizar el cambio, lo que les lleva a retrasar o incluso reconsiderar la transición.
Reto nº 2: Resistencia potencial al cambio
Puede haber cierta resistencia al cambio cuando se avanza hacia un entorno sin papel. Algunos trabajadores están acostumbrados a hacer las cosas a la antigua usanza, por lo que pueden mostrarse reacios a subirse al carro de las nuevas tecnologías. Esto puede causar confusión e ineficacia mientras el personal se acostumbra al nuevo sistema.
Por ejemplo, los empleados pueden estar preocupados por su seguridad laboral, pensando que la automatización podría significar la pérdida de puestos de trabajo. A menudo, las organizaciones tienen que invertir tiempo y recursos en estrategias de gestión del cambio y programas de formación exhaustivos para ayudar a los empleados a comprender las ventajas de prescindir del papel, además de tranquilizarlos sobre sus funciones.
Reto nº 3: Dependencia de la tecnología
Un sistema sin papel depende mucho de la tecnología, lo que hace a los fabricantes vulnerables a los problemas causados por fallos técnicos. Si el sistema se cae, o hay errores de software o fallos de hardware, puede parar la producción y costar mucho dinero.
Por ejemplo, si se cae un sistema de gestión de documentos basado en la nube, es posible que los empleados no puedan acceder a datos de producción importantes, lo que podría causar retrasos en el cumplimiento de los pedidos. Es importante que las organizaciones se aseguren de contar con un sólido soporte informático, sistemas de copia de seguridad y planes de emergencia para hacer frente a los riesgos potenciales asociados a una excesiva dependencia de la tecnología. Esto incluye asegurarse de que actualizan periódicamente sus sistemas y realizan comprobaciones de mantenimiento.
Reto nº 4: Riesgos para la seguridad de los datos
Aunque los sistemas digitales pueden ayudar a mantener la seguridad de los datos, también crean nuevos riesgos. A medida que más y más empresas avanzan hacia operaciones sin papel, las amenazas a la ciberseguridad se están convirtiendo en una preocupación cada vez más importante. Si se produce una violación de los datos, podría quedar expuesta información confidencial, como datos de clientes, registros financieros y diseños patentados.
Por ejemplo, un ciberataque puede impedir a las empresas acceder a sus propios datos, lo que podría acarrearles pérdidas económicas y dañar su reputación. Es crucial que las empresas dispongan de medidas de ciberseguridad sólidas, como cifrado, cortafuegos y auditorías de seguridad periódicas, para mantener la información sensible a salvo de filtraciones y accesos no autorizados. A menudo, esto significa realizar inversiones continuas en herramientas de seguridad y formar a los empleados para que sean más conscientes de la ciberseguridad.
Reto nº 5: Dificultades de integración con los sistemas existentes
Integrar las nuevas soluciones sin papel con la tecnología existente puede ser complicado y llevar mucho tiempo. Muchas organizaciones dependen de sistemas anticuados que no siempre funcionan bien con las nuevas herramientas digitales.
Por ejemplo, si un fabricante de vidrio utiliza un sistema anticuado de gestión de inventarios, es posible que no funcione con las soluciones de software modernas diseñadas para operaciones sin papel. Esto puede causar problemas y ralentizar las cosas mientras las empresas intentan que todo funcione a la vez, lo que puede requerir recursos y conocimientos adicionales para solucionarlo. También puede haber costes imprevistos derivados del traslado de datos y la formación del personal en los nuevos sistemas.
Reto nº 6: Pérdida del toque personal en las interacciones con los clientes
El inconveniente de prescindir del papel es que puede dificultar las interacciones personales con los clientes, tan importantes en muchos sectores. A medida que las empresas avanzan hacia las comunicaciones digitales, pueden perder accidentalmente el toque personal que aportan las reuniones cara a cara y los documentos físicos.
Por ejemplo, depender únicamente de correos electrónicos automatizados para la correspondencia con los clientes puede significar que éstos se sientan menos conectados, lo que podría afectar a su satisfacción. Las empresas deben encontrar formas de mantener conexiones significativas con los clientes, como la incorporación de reuniones virtuales, seguimientos personalizados y el mantenimiento de algunos canales de comunicación tradicionales, para asegurarse de que la transición a lo digital no afecte a la calidad de las relaciones con los clientes.
Cómo realizar con éxito la transición a un sistema de fabricación sin papel
Es obvio que pasar a un sistema sin papel tiene sus ventajas, pero no es tan sencillo como hacer el cambio. Es necesario planificar y ejecutar la transición con cuidado. A continuación le explicamos cómo puede realizar el cambio sin ningún contratiempo:
Paso nº 1: Realice una auditoría exhaustiva de los procesos
Comience por trazar un mapa de sus flujos de trabajo actuales para ver dónde se utiliza papel y dónde hay margen de mejora. Esta auditoría le ayudará a determinar qué procesos debe digitalizar primero y ver cómo podría afectar a sus operaciones.
Paso 2: Seleccionar las soluciones tecnológicas adecuadas
No todas las soluciones digitales son iguales. Si se dedica a la fabricación de vidrio, es importante elegir un software que pueda responder a las exigencias específicas de su sector. Aspectos como el procesamiento de pedidos personalizados, la gestión de la tasa de desechos y la integración con los sistemas y máquinas de producción existentes son importantes.
Paso 3: Implementar una implantación por fases
No es necesario pasar del papel al "sin papel" de la noche a la mañana. Empiece por las áreas que le proporcionarán el mayor impulso inmediato, como el procesamiento de pedidos y la gestión de la producción, y luego amplíe gradualmente a otras partes de su empresa. Este enfoque gradual significa que habrá menos interrupciones y que su equipo tendrá tiempo para acostumbrarse al nuevo sistema.
Paso nº 4: Invertir en formación y asistencia
Ni siquiera la mejor tecnología dará resultados si su equipo no está a bordo. Asegúrese de que todos reciben una formación completa sobre cómo utilizar las nuevas herramientas digitales de forma eficaz. También es importante contar con apoyo continuo para que su equipo disponga de los recursos necesarios para superar cualquier reto que surja durante la transición.
Paso 5: Supervisar, revisar y optimizar
Una vez puesto en marcha el sistema sin papel, es importante vigilarlo para asegurarse de que funciona como usted desea. Obtenga información de su equipo, compruebe su rendimiento y prepárese para hacer cambios si es necesario. Optimizarlo es algo que tendrá que hacer constantemente, y ser proactivo le ayudará a sacar el máximo partido de su inversión digital.
¿Debería hacer la transición a una industria sin papel?
En este artículo, le mostramos las principales razones por las que cambiar a un sistema de fabricación sin papel es una buena idea. Esperamos que esta visión general le ayude a ver por qué pasar a un sistema sin papel es algo más que una tendencia: es un movimiento estratégico que puede mejorar el funcionamiento de su empresa.
Para saber si su empresa está preparada para este cambio, debe realizar una revisión completa de los procesos y pensar en cómo afectará a sus flujos de trabajo y a sus beneficios. Este análisis debería darle la claridad y la confianza que necesita para tomar una decisión informada que sea adecuada para su empresa.
Implantar el sistema ERP adecuado puede facilitar significativamente su transición a un entorno sin papel. Para pasar a un entorno sin papel con Synerglass-Soft, póngase en contacto con nosotros en sales@synerglass-soft.com. Mientras tanto, le invitamos a leer nuestro otro artículo sobre las principales razones para actualizar su sistema de procesamiento de vidrio aquí para obtener información adicional sobre la optimización de sus operaciones.
Permítanos ayudarle a mantenerse a la vanguardia y garantizar que su empresa siga siendo eficiente, competitiva y sostenible.
